Wil jij events organiseren waarbij de oplossingen van morgen centraal staan? Zorgen dat het Amsterdam – IJmuiden offshore energie bedrijvennetwerk als een ‘geoliede’ machine draait? Het aanspreekpunt zijn van partijen die samen de energietransitie realiseren? Wacht niet langer en solliciteer voor deze zelfstandige en veelzijdige functie bij de meest energieke vereniging van Nederland: Amsterdam IJmuiden Offshore Ports (AYOP) Door alle offshore ontwikkelingen in de regio is er werk aan de winkel! Je bent als event & office manager spin in het web in een klein team met grote impact. Je staat in dagelijks contact met 120 bedrijven, regionale overheden en kennisinstellingen. Je krijgt dan ook de kans om je tanden te zetten in een uiteenlopend pakket aan taken, waar zelfstandigheid en eigen inbreng voorop staan.

Wat doe je als event & office manager bij Amsterdam IJmuiden Offshore Ports?

Je:

• organiseert alle AYOP-events van A tot Z, variërend van (inter)nationale beursdeelnames en bezoeken, algemene ledenvergadering, nieuwjaarsdiner, zomerborrels en netwerkbijeenkomsten maar ook bedrijfsbezoeken en ledenbijeenkomsten.Wat betreft de beursdeelnames bestaan je werkzaamheden o.a. uit: inkopen vierkante meters, coördineren standbouw, organiseren catering en site events zoals een netwerkborrel, werven deelnemers, financiële plaatje inclusief facturering en evaluatie. Ook regel je de vliegtickets en hotelkamers voor je collega’s en leden. De meeste events vinden binnen Nederland plaats en 2-3 keer per jaar in Europa.Voor de overige events zoek en bezoek je (leden)locaties in de regio, en regel je de catering, de ontvangst en eventuele aankleding/inrichting.
• bent samen met de andere teamleden host en spil van de events
• creëert en beheert onze events in ons event software programma (Momice)
• onderhoudt persoonlijk contact met onze leden, partners en stakeholders zodat je goed weet wat er speelt , waar behoefte aan is en je een relatie met ze opbouwt
• houdt, in samenwerking met een administratiekantoor, de financiële administratie op orde (Reeleezee)
• houdt de gegevens van onze leden, stakeholders en partners bij in ons CRM systeem (PerfectView)
• houdt onze website (WordPress) bij wat betreft de events, leden/bedrijfsprofielen en het laatste nieuws
• maakt het AYOP-jaaroverzicht, Jaarplan en onze Business Guide
• krijgt de kans om deze rol naar je eigen hand te zetten
• rapporteert aan de directeur van Amsterdam IJmuiden Offshore Ports

Wat verwachten we van jou?

Je:

• hebt MBO/HBO werk- en denkniveau
• hebt ruime werkervaring, minimaal 5 jaar
• bent bereid met enige regelmaat te reizen voor beurzen, seminars en netwerkevenementen (voornamelijk binnen Europa)
• werkt nauwkeurig en houdt graag overzicht
• hebt grote mate van zelfstandigheid
• deinst niet terug voor onbekende, grotere uitdagingen en je bent stressbestendig
• werkt servicegericht en ontzorgt onze leden
• bent een goede relatiemanager, die graag persoonlijk contact met leden heeft
• bent representatief en communicatief en hebt overtuigingskracht
• spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en red je goed in het Engels
• hebt bij voorkeur een netwerk bij bedrijven in de offshore-industrie of energiesector
• vindt het niet erg om in een klein team te werken

Ons aanbod:

• 36-urige werkweek (32-uur is bespreekbaar)
• salaris € 3.000 - € 4.600 per maand op basis van 36-urige werkweek (Salarisschaal 10 conform CAO Havenbedrijf Amsterdam)
• marktconforme secundaire arbeidsvoorwaarden; telefoon en laptop van de zaak, onkostenvergoeding, opleidingsmogelijkheden, eindejaarsuitkering en deelname aan een pensioenregeling
• een moderne, dynamische en plezierige werkomgeving. Bij AYOP heerst een hechte en informele teamcultuur waarin we veel samenwerken en elkaar geïnformeerd houden.
• er is ruimte voor initiatief, je bent namelijk medeverantwoordelijk voor de activiteitenkalender en kunt deze naar eigen inzicht en in samenwerking met het team invullen binnen de doelstellingen en financiële kaders van de vereniging
• we zijn een team van 4 personen, maar werkzaam in het Havengebouw Amsterdam waardoor je veel collega’s en dynamiek ervaart. Daarnaast heb je regelmatig contact met onze ruim 120 leden en stakeholders
• standplaats van deze functie is Amsterdam, maar door hybride werken bieden wij je veel vrijheid om thuis en op kantoor te kunnen werken
• kantoor met het mooiste uitzicht van Amsterdam. Goed bereikbaar met het OV. Een dienstauto is aanwezig voor het team
• wij volgen de salarisschalen van de CAO, Havenbedrijf Amsterdam

Procedure:

• Heb je nog vragen over de vacature en de procedure, dan kun je contact opnemen met Sylvia Boer (directeur van AYOP): 06 - 10 35 75 49, sylvia@ayop.com
• Ben je geïnteresseerd? Stuur dan je CV en motivatiebrief naar yolanda@ayop.com

Bedrijfsprofiel:
De vereniging Amsterdam IJmuiden Offshore Ports is een zeer actieve netwerkorganisatie waarvan meer dan 120 bedrijven, zeehavens en overheden uit het Noordzeekanaalgebied lid zijn. Onze leden hebben gemeenschappelijk dat zij actief zijn in de offshore energie (olie- en gaswinning en offshore wind). Wij zetten ons als vereniging in om de business die voortkomt uit deze sectoren te laten landen bij onze leden. Met name in de aanleg en exploitatie van windparken op zee liggen er enorme kansen. Zeker nu de Nederlandse overheid voor 2030 21 GW aan windenergie op zee wil installeren. De komende jaren zullen er maar liefst 6 enorme windparken in de Noordzee voor de kust van IJmuiden gebouwd gaan worden. Alle genoemde parken bevinden zich in de ‘catchment area’ van onze havens en bedrijven.

Deze ontwikkelingen bieden enorme kansen voor onze leden. Wij hebben dan ook grote ambities. Ga jij ons als event & office manager helpen deze ambities te realiseren?

www.ayop.com